Planejar é preciso 17/01/2012 08:52:13 Final do ano geralmente é utilizado para avaliar erros e acertos cometidos e traçar objetivos para acertar mais do que errar no próximo exercício. Especialistas em gestão são unânimes ao afirmar que um bom planejamento, se não impede equívocos, minimiza riscos e permite entender a realidade, avaliar os rumos da empresa e construir um referencial de futuro desejado. Vale a máxima de um especialista em gestão empresarial, o austríaco Peter Drucker: ?Planejamento estratégico não trata de decisões futuras. Trata do que há de futuro nas decisões presentes?. ?Planejar significa conhecer bem o seu ramo de negócio, acompanhar de perto a economia e suas tendências, principalmente as que afetam seu mercado, e identificar os pontos fortes e os fracos ? que a maioria dos empresários não admite que sua empresa tenha, mas que podem levá-la à falência?. Afirma Janio Rodrigues, consultor com 30 anos de experiência em empresas nacionais e multinacionais. ?Deve-se colaborar um orçamento baseado não somente nos dados históricos, mas principalmente analisando as perspectivas realistas de seu mercado. Não devemos nos esquecer de que o planejamento orçamentário é um norte e que constantemente deve ser ajustado.?


Para o desenvolvimento de um bom planejamento deve-se ter uma visão clara sobre quais são os objetivos a serem atingidos pela empresa, ensina o professor da Fundação Instituto de Administração (FIA) e diretor da Felisoni Consultores Associados, Nelson Bruxellas.?Qual é o lucro almejado pela empresa? Qual é o nível de serviço a ser prestado? Qual é o grau de envolvimento dos sócios gestores? Como resultados, quais são as receitas e custos necessários para que isso aconteça??, questiona Beltrame, ?Podemos, a partir disso, iniciar o processo com a previsão da receita, a partir da previsão de vendas, do desembolso com aquisição de mercadorias, do fluxo de impostos a pagar e dos custos e despesas fixas, como também a previsão de investimentos necessários para suporte dos objetivos traçados. ?Ter a casa arrumada no final do ano é um bom começo para assegurar que o planejamentos do ano seguinte possa ser implantado com mais tranqüilidade. ?Seria interessante que a empresa possuísse um sistema de informações confiável e de fácil utilização, de forma que seus usuários pudessem ter acesso a dados históricos para embasamento das decisões, afirma Beltrame. ?Devem-se também efetuar sistemáticas checagens sobre a integridade das informações e transmitir ao corpo de colaboradores a necessidade do correto registro dos dados?.


Um dos erros mais comuns que as empresas cometem é elaborar o planejamento analisando unicamente o histórico, não permitindo que os gestores participem do processo e deixando de fundamentar suas projeções, baseando-se, baseando-se somente nas experiências, avalia Janio Rodrigues. ?Por incrível que possa parecer, um dos menores equívocos na execução orçamentária é a teimosia dos gestores, que pela arrogância não admitem a que falham. Um ponto importante é a não apuração, obtenção de dados, informações corretas em tempo correto?, adverte o consultor. ?Outro equivoco é tentar projetar o futuro baseados somente no passado, não observando as movimentações do mercado, principalmente no tocante aos custos e despesas fixas, influencia da concorrência e mudanças nos hábitos de consumo dos clientes?, adiciona Nelson Beltrame. ?Devemos considerar que as empresas estão diante de ambiente marcado pela demanda por inovação continua, competição árdua, tsunamis socioeconômicos planetários e pelo advento da geração Y, os jovens formados no berço digital?, explica Antonio Carlos A. Telles, consultor em desenvolvimento organizacional e ética empresarial. ?O primeiro erro que as firmas cometem ao planejar é ignorar esse cenário. Principalmente negligenciar o fator humano, como o treinamento e desenvolvimento das pessoas que participarão e coordenarão o processo de planejamento.? Um dos pontos-chave do planejamento estratégico é envolver a equipe. Na opinião de Janio Rodrigues, os profissionais de planejamento devem preparar os instrumentos necessários para que os envolvidos possam analisar e traçar os objetivos a serem alcançados, abrangendo desde a missão, visão, valores, indicadores de mercado, indicadores internos e de resultados (operacionais, financeiros e econômicos). ?Sem esses instrumentos as equipes não conseguem desenvolver um bom planejamento, será um ?chute só??, diz.


Para ilustrar, Antonio Telles cita os resultados da ultima pesquisa?as 250 Pequenas e Médias Empresas que Mais Crescem no Brasil (Deloitte/Exame, setembro de 2011). Segundo estudo, 82% das firmas possuem planejamento estratégico (52% estabelecidos formalmente e 30% não documentados). Para 80% delas, atrair e reter talentos serão os principais fatores para o crescimento e 76% indicam que investir nos talentos para crescer será prioridade. ?Michael Porter, tido como a maior autoridade mundial em estratégia, afirmou que ?a implementação do plano não ocorre por falta de follow-up ? as pessoas tomam conhecimento da estratégia e voltam para as rotinas normais de trabalho. Não há um acompanhamento adequado. Alem disso, todos na organização devem conhecer a estratégia, não é algo apenas para o topo??, explica Telles. ?Mas é importante destacar que a cultura participativa só é viável se os principais gestores da empresa estiverem convencidos de que esse é um bom caminho?, destaca  o consultor. ?Podemos envolver a equipe por meio da apresentação das metas a serem alcançadas, da estratégia e linha de conduta ética das empresas e após a solicitar a participação de todos na construção dos modelos operacionais?, complementa Nelson Beltrame.


Um erro comum é achar que depois de todo o esforço na elaboração do planejamento ele é uma peça acabada e não pode ser mudada. É possível flexibilizar o planejamento sem, contudo, descaracterizá-lo. ?O planejamento é um norte e não um fim deve ser visto como um instrumento de acompanhamento e controle para que a empresa alcance seus objetivos. Portanto, qualquer plano que equivocasse seu objetivo deve ser flexibilizado. Qualquer instrumento que não permite flexibilização quebra?. Afirma Janio Rodrigues. O orçamento é uma peça dinâmica e deve ser revisado e corrigido sistemática e periodicamente, endossa Nelson Beltrame . ?É o conceito de um planejamento dinâmico (roller plaining), que é revisado e reconstruído todos os meses, projetando sempre 12 meses a frente, como conseqüência, pode-se corrigir o rumo da operação a tempo para que desvios de rotas não se tornem problemas irreversíveis.? Uma nova tendência, o conceito das Metas Flexíveis (Beyond Budget), vem sendo adotada por organizações como Toyota, Dell, AES, Gore, Southwest Linhas Aéreas e a brasileira Semco. Nesse modelo o planejamento anual de cima para baixo deixou de fazer sentido. As equipes fazem revisão dos planos a cada trimestre, corrigindo o que foi necessário.

Em alguns casos, o mais certo a fazer é abandonar o planejamento e fazer uma correção total da rota, quando, por exemplo, ameaças externas não programadas surgem no horizonte das empresas. ?Uma farmácia que recebe como novo vizinho uma unidade de uma grande rede concorrente. Caso ela não repense rapidamente suas ações pode ter seus objetivos comprometidos?, destaca Nelson Beltrame. Antonio Telles concorda, porque a lentidão pode até determinar a morte da organização. ?Agilidade e coragem para promover correções de rumo dever ser um traço da cultura da organização, um valor empresarial estimulado pelo executivo principal.? Janio Rodrigues prefere medidas menos radicais. ?Não é preciso abandonar o planejamento, mas sempre ajustá-lo, a fim de buscar os resultados pretendidos pela empresa. Empresas de alta performance buscam elaborar planejamentos que abranjam, no mínimo, três a cinco anos, sendo que trimestralmente são verificados os resultados e as principias tendências, o que permite os ajustes necessário de médio e longo prazo. É um processo continuo e não anual.?


Apesar de a razão ser preponderante na realização do planejamento, a intuição não pode ser descartada, dizem os especialista. ?Na realidade, o bom planejador deve conciliar o uso simultâneo da intuição e da razão. Os membros de uma empresa, em qualquer nível ou área, devem estar abertos para as idéias que surgem de um processo intuitivo, e depois usar a razão para avaliar esses conceitos?, pondera Antonio Telles. ?Grandes inovações nascem de lampejos, momentos em que a pessoa nem estava pensando sobre o assunto, um processo inconsciente?, diz o consultor, lembrando qu existem estudos científicos e até cursos sobre como usar os sonhos como fonte de criatividade, como os seminários criados pela Universidade de Stanford, nos anos 90. Para conciliar a razão e a emoção é necessário construir modelos de simulação de cenários para analisar as efetivas conseqüências de aplicação de ações motivadas pela intuição. ?Intuição é um dom que possuímos, alguns com maior intensidade que outros, mas que deve ser sempre vista sob a óptica da razão?, afirma Neson Beltame.


Seja um processo individual ou coletivo, deve se reservar um tempo para avaliar racionalmente aquilo que veio pelos canais da intuição. ?A cultura brasileira favorece isso porque tem o traço da flexibilidade. Esse é um desafio para as organizações estrangeiras instaladas no Brasil, porque temos a má fama da improvisação, do ?jeitinho?, que tem duas faces: uma angelical e outra demoníaca?, afirma Antonio Telles,. Por outro lado, planejamento não é uma panacéia, pois há o risco da dispersão de esforços e baixa motivação dos colaboradores porque não tem uma visão clara do caminho que estão percorrendo e aonde chegarão. ?A chave é encontra o equilibro entre esses fatores aparentemente opostos, evitando-se cair na armadilha racional do isto ou aquilo. Descobrir o meio-termo aristotélico, um mix, entre excessos de intuição, típicos do fundador e de pequeno empreendedor, e os excessos de racionalidade encontrados nos gestores e especialistas da das grandes corporações. E para aquelas empresas que não se preocupam com o planejamento e vão andando de acordo com o sabor do vento, qual o melhor caminho? ?Minha sugestão é comprarem uma biruta para ajudar na orientação da direção do vento. Talvez seja aconselhável também adquirir algumas velas de sete dias e um suprimento de pé-de-arruda, ?só para garantir?, ironiza Nelson Beltrame.